(趣旨)

第1条　音威子府村役場本庁(以下「本庁」という。)における文書事務の取扱いについては、別に定めるもののほか、この規定の定めるところによる。

第2条　この規定で「文書」とは、本庁において収受し、発送し、又は保管する全ての文書をいう。

(文書事務取扱の原則)

第3条　文書事務の取扱いは、正しく、早く、かつ、効果的に処理しなければならない。

(総務課長の職責)

第4条　総務課長は、文書統括責任者として、次に掲げる事務を所掌する。

(文書管理責任者)

第5条　課の長(以下「課長」という。)は、文書管理責任者として、各課の文書事務に関する一切の責任を負う。

(文書主任)

第5条の2　文書事務を円滑適正に行うため、各課に文書主任を置く。

(文書取扱いの責任区分)

第6条　文書取扱いの責任区分は、特別の定めがある場合を除くほか、次の各号に掲げるとおりとする。

(帳票等)

第7条　文書事務の取扱いに必要な帳票等及び印は、別紙のとおりとする。

(文書の庁外持ち出し)

第8条　文書は、本庁外に持ち出してはならない。ただし、当該文書を保管する課長の許可を受けたときは、この限りでない。

(文書の文書記号及び番号)

第9条　文書には、課ごとに文書記号及び文書番号(以下「文書記号等」という。)をつけなければならない。ただし、次の各号に掲げる文書については、この限りでない。

(条例等の記号及び番号)

第10条　条例、規則、告示及び訓令には、その種類ごとに記号及び番号をつけるものとする。

(文書分類記号及び保存年限)

第11条　削除

(公印の押印等)

第12条　事案を文書によつて施行する場合は、その施行する文書に公印を押印しなければならない。ただし、次の各号に掲げるものには、公印を押印しないものとする。

(公印の使用)

第13条　公印を押印するときには、その押印しようとする文書に当該決裁文書を添えて、当該公印を管守する課の長又は当直員に提示し、審査を受けなければならない。

(公印の事前押印の手続等)

第14条　第12条第2項ただし書の承認を得ようとするときは、主務課長は、公印事前押印承認願により村長の承認を受けなければならない。

(公印の刷り込み)

第15条　公印は、刷り込むことができない。ただし、村印、村長印は、当該公印を使用する証票で、これに該当公印を押印することが著しく事務に支障をきたすと認められるものに限り、村長の承認を得て刷り込むことができる。

第16条　村に到達した文書は、総務課において受領する。ただし、各課に直接到達したものは、当該課において受領し、収受することができる。

(総務課長における文書の収受)

第17条　村長及び副村長宛親展文書は、総務課において親展文書物品配付簿に記載及び受領印(第2号様式)を押印したうえ、主管課に配付する。

(各課における文書の収受)

第17条の2　各課に配付された文書の収受は、文書主任のもと、次に定めるところにより行う。

(休庁日及び執務時間外に到着した文書の受領、配付及び収受)

第18条　休庁日及び執務時間外に到着した文書の受領、配付及び収受については、別に定める。

(受領すべきでない文書)

第19条　本庁に到着した文書で受領すべきでないものについては、総務課において、返送その他必要な処置をとらなければならない。

(郵便料金の不足又は未納の文書)

第20条　郵便料金の不足又は未納の文書は、官公署から発送されたもの又は総務課長が必要と認めたものに限り、その不足又は未納の料金を支払い、これを収受することができる。

(主管に属しない文書)

第21条　各課において、その主管に属さない文書が配付されたときは、直接他の課に転送することなく、その旨を当該文書に付箋して、総務課に返送しなければならない。

(電話による聴取)

第22条　各課において電話又は口頭で受理した事案のうち重要なものは、口頭処理簿(第3号様式)をもつて処理しなければならない。

(経由文書)

第23条　村を経由して他の行政機関等に進達しなければならない文書は、文書経由簿に記載し、経由印による表示をしなければならない。

(文書の供覧)

第24条　交付を受けた文書のうち閲覧だけにとどめるものは、当該文書の余白に供覧と記載し、上司に供覧しなければならない。この場合において、他の課に関係ある供覧の文書は、当該文書の写しを当該関係課に送付し、又は当該文書の趣旨を口頭で当該関係課に通知するものとする。

(起案文書の作成)

第25条　起案文書は、起案用紙(第4号様式)を用いて作成しなければならない。ただし、次の各号に掲げるものの起案については、当該各号に定めるところによることができる。

(起案文書の訂正)

第26条　起案文書の記載事項を訂正したときは、訂正者は、原則としてその箇所に認め印を押さなければならない。

(起案文書の持ち回り等)

第27条　起案文書で事案が重要なもの、事案が秘密を要するもの又は事案について説明を要するものは、起案者又はその上席の職員が当該起案文書を自ら持ち回つて決裁を受けなければならない。

(合議)

第28条　起案文書の事案が他課の主務事務に関係のあるものは、主務課長の意思決定を経た後、当該関係課長に合議しなければならない。

(文書の審査)

第29条　次の各号に掲げる事案に係る起案文書は、主務課長の意思決定を経た後、他の課に関係のあるものは、さらに当該関係課の合議を経て、総務課の審査を受けなければならない。

(秘密文書の表示)

第30条　秘密文書には「極秘」、「秘」又は「部外秘」の文字を朱書で表示しなければならない。

(決裁年月日の記載)

第31条　決裁文書には、決裁した者において決裁年月日を記載するものとする。

(処理中文書の処理促進)

第32条　総務課長は、随時、文書処理簿の記載に係る処理中の文書の処理状況を調査し、処理の促進をはからなければならない。

(処理中の文書の整理)

第33条　主務課長は、処理中の文書をすべて一定の箇所に集め、適宜分類整理しておかなければならない。

(浄書及び照合)

第34条　決裁文書の浄書は、原則として主務課において行う。ただし、タイプライターによるものは、総務課長の承認を得て、総務課において浄書するものとする。

第35条　決裁文書の浄書は、正確、明瞭に行わなければならない。

(主務課における文書の施行手続)

第36条　総務課長は、決裁済みの文書で発送を要するものは、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める処理をして当該決裁文書に浄書文書を添付して総務課に送付しなければならない。ただし、決裁文書が第25条第1項ただし書の規定により処理した帳票である場合は、当該帳票に浄書文書を添付するものとする。

(総務課における文書の施行手続)

第37条　総務課は、前条の規定により決裁文書等の送付を受けたときは、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める処理をしなければならない。

(電話による施行)

第38条　決裁文書を電話で施行するときは、村長が定める手続きによるものとし、施行後、主務課において当該決裁文書に施行年月日を記載しなければならない。

(休庁日及び執務時間外における文書の施行)

第39条　休庁日及び執務時間外において決裁文書を施行するときは、当直規程の定めるところによる。

(文書の保存年限)

第40条　文書の保存年限は、特に定めのあるものを除き、次の5種とし、その区分は別表に定めるものとする。

(文書分類)

第41条　文書は、系統的に秩序立てて管理するため、別に定める文書分類表にしたがつて分類しなければならない。

(文書分類の追加)

第42条　文書分類の追加は、次の手順によつて行う。

(文書の整理)

第43条　文書の整理は、村統一のチューブファイルにより行う。

(文書目録)

第44条　ファイルに綴じ込まれている文書の正確な把握に資するため、最初の頁に文書目録(第13号様式)を添付しなければならない。

(文書の保管)

第45条　文書の保管は、各課において文書主任のもと行う。

(文書の移し替え)

第46条　文書の移し替えは、保管期間の終了した文書のうち、3年、5年及び10年保存の文書を対象に、保存書庫に収納することにより行う。

(文書の引き継ぎ)

第47条　文書の引き継ぎは、保管期間の経過した永年保存文書を対象に、各主管課から永年保存書庫に収納し、総務課に移管することにより行う。

(文書の保存)

第48条　文書の保存は、それぞれの文書の保存年限にしたがつて、保存期間が満了するまで保存することにより行う。

(文書の廃棄)

第49条　文書の廃棄は、毎年6月末までに、次に掲げる方法により行うものとする。