○音威子府村文書事務取扱規程

平成14年2月14日

規程第1号

第1章 総則

(趣旨)

第1条 音威子府村役場本庁(以下「本庁」という。)における文書事務の取扱いについては、別に定めるもののほか、この規定の定めるところによる。

第2条 この規定で「文書」とは、本庁において収受し、発送し、又は保管する全ての文書をいう。

2 この規定で、「課」とは、音威子府村課設置条例(昭和38年条例第14号)で規定する課をいう。

(文書事務取扱の原則)

第3条 文書事務の取扱いは、正しく、早く、かつ、効果的に処理しなければならない。

(総務課長の職責)

第4条 総務課長は、文書統括責任者として、次に掲げる事務を所掌する。

(1) 文書事務の指導及び改善

(2) 完結文書の保存及び廃棄の指導及び調整

(文書管理責任者)

第5条 課の長(以下「課長」という。)は、文書管理責任者として、各課の文書事務に関する一切の責任を負う。

(文書主任)

第5条の2 文書事務を円滑適正に行うため、各課に文書主任を置く。

2 文書主任は、次に掲げる事務を指揮する。

(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。

(2) 文書処理の促進に関すること。

(3) 文書事務の指導に関すること。

(4) 文書の整理及び保管に関すること。

(5) 文書の引継及び廃棄に関すること。

(6) その他文書事務に関し必要なこと。

3 文書主任は、各課の文書管理責任者が指定した者をもつて充てる。

(文書取扱いの責任区分)

第6条 文書取扱いの責任区分は、特別の定めがある場合を除くほか、次の各号に掲げるとおりとする。

(1) 受領、受付、交付、発送、永年保存文書の保存及び廃棄 総務課

(2) 起案、合議、決裁、浄書、照合、整理、保管及び引継、永年保存以外の文書の保存並びに廃棄 主管課

(帳票等)

第7条 文書事務の取扱いに必要な帳票等及び印は、別紙のとおりとする。

(文書の庁外持ち出し)

第8条 文書は、本庁外に持ち出してはならない。ただし、当該文書を保管する課長の許可を受けたときは、この限りでない。

第2章 文書の記号及び文書番号

(文書の文書記号及び番号)

第9条 文書には、課ごとに文書記号及び文書番号(以下「文書記号等」という。)をつけなければならない。ただし、次の各号に掲げる文書については、この限りでない。

(1) 部外者からの文書で閲覧だけにとどめるもの、届け書(収受の日時が権利の得喪又は変更に関係のあるものを除く。)及び定例的な報告書

(2) 証明に関する文書

(3) 軽易な文書

(4) 部内者からの文書及び部内者に対する文書

(5) 請求書

(6) 電報

(7) 文書記号及び文書番号をつけることを要しないように様式が定められている文書

(8) 法令の規定によつて文書処理簿に代わるべき帳票に記載するように定められている文書

(9) 前各号に掲げるもののほか、文書記号及び文書番号をつける必要がないと総務課長が認めた文書

2 前項の文書記号は、課を表示する記号を付するものとする。この場合において当該文書が指令であるときは、文書記号の前に「指令」の文字をつけるものとする。

3 第1項の文書番号は、当該文書を収受し、又は施行する順序に従い、課単位に会計年度ごとの一連番号によりつけるものとする。ただし、同一事案に属する文書番号は、当該事案の処理が完結するまでは、その会計年度内において同一文書番号をつけるものとする。

(条例等の記号及び番号)

第10条 条例、規則、告示及び訓令には、その種類ごとに記号及び番号をつけるものとする。

2 前項の記号は、それぞれ「音威子府村条例」、「音威子府村規則」、「音威子府村告示」及び「音威子府村訓令」とする。

3 第1項の番号は、当該条例、規則、告示及び訓令の公布に従い、暦年による一連番号によりつけるものとする。

(文書分類記号及び保存年限)

第11条 削除

第3章 公印の押印等

(公印の押印等)

第12条 事案を文書によつて施行する場合は、その施行する文書に公印を押印しなければならない。ただし、次の各号に掲げるものには、公印を押印しないものとする。

(1) 部内者に対する往復文書

(2) 軽易な文書

(3) 案内状、礼状、あいさつ状等の書簡

(4) 祝辞、弔辞、その他これに類する文書

2 公印は、文書を施行する際に押印するものとする。ただし、当該公印を使用する証票、賞状等(以下「証票等」という。)でその公布等の日時場所、その他の関係により事前に当該公印を押印しておくことが適当と認められるものに限り、総務課長の承認を経て、事前に押印することができる。

3 契約書、登記文書、その他とじ替えを禁ずる文書には、そのとじ目に割り印しなければならない。

(公印の使用)

第13条 公印を押印するときには、その押印しようとする文書に当該決裁文書を添えて、当該公印を管守する課の長又は当直員に提示し、審査を受けなければならない。

2 公印を管理する課の長又は当直員は、前項の審査において適法と認めたときは、当該決裁文書の所定欄又は公印使用簿に認め印を押印のうえ、公印を使用させるものとする。

(公印の事前押印の手続等)

第14条 第12条第2項ただし書の承認を得ようとするときは、主務課長は、公印事前押印承認願により村長の承認を受けなければならない。

2 第12条第2項ただし書の規定により公印の押印した証票は、主務課において厳重に保管し、受払いの状況を明らかにしておかなければならない。

(公印の刷り込み)

第15条 公印は、刷り込むことができない。ただし、村印、村長印は、当該公印を使用する証票で、これに該当公印を押印することが著しく事務に支障をきたすと認められるものに限り、村長の承認を得て刷り込むことができる。

2 前項の規定は、前項ただし書の承認を得ようとする場合並びに公印の刷り込みをした証票の保管及び受払いをする場合に限る。

第4章 文書の収受及び交付

第16条 村に到達した文書は、総務課において受領する。ただし、各課に直接到達したものは、当該課において受領し、収受することができる。

2 総務課は、受領した文書のうち各課宛文書は開封しないで各主管課に配付する。ただし、親展文書は親展文書物品簿に、書留郵便物は、特殊文書物品配付簿(第1号様式)に記載してから名宛人に配付する。

3 2以上の課に関連する文書は、総務課長が最も関連が深いと認める課に配付する。

(総務課長における文書の収受)

第17条 村長及び副村長宛親展文書は、総務課において親展文書物品配付簿に記載及び受領印(第2号様式)を押印したうえ、主管課に配付する。

2 村長、副村長及び村宛文書は、総務課において開封し、次の各号に定めるところにより処理する。

(1) 書留郵便物は、特殊文書物品配付簿に記載したうえ、主管課に配付する。

(2) 権利得喪関係文書は、余白に到達日時を記載し、特殊文書物品配付簿への記入を行つたうえ、主管課に配付する。

(3) 現金等添付文書は、余白に金額を記載し、特殊文書物品配付簿への記入を行つたうえ、主管課に配付する。

(4) 前3号以外の文書は、主管課に配付する。

(各課における文書の収受)

第17条の2 各課に配付された文書の収受は、文書主任のもと、次に定めるところにより行う。

(1) 各課は、文書に収受日付印を押印し、文書処理簿(第3号様式)に所定事項を記入する。ただし、軽易な文書については、収受日付印と文書処理簿の記入を省略することができる。

(2) 親展文書及び特殊文書は、名宛人に引き渡す。

(3) 要起案文書及び保存年限が1年を超える文書は、事務担当者へ引き渡し、文書処理簿に受領印を徴する。ただし、権利得喪関係文書は到達日時を、現金等が添付されている文書は金額を、文書の余白に記載し、かつ、文書主任の確認印を押印した後に事務担当者に引き渡すものとする。

(4) 収入印紙又は郵便切手を添付した文書、又は添付する旨の記載があつて、添付されていない文書は、文書処理簿の摘要欄にその旨を記載する。

(休庁日及び執務時間外に到着した文書の受領、配付及び収受)

第18条 休庁日及び執務時間外に到着した文書の受領、配付及び収受については、別に定める。

(受領すべきでない文書)

第19条 本庁に到着した文書で受領すべきでないものについては、総務課において、返送その他必要な処置をとらなければならない。

(郵便料金の不足又は未納の文書)

第20条 郵便料金の不足又は未納の文書は、官公署から発送されたもの又は総務課長が必要と認めたものに限り、その不足又は未納の料金を支払い、これを収受することができる。

(主管に属しない文書)

第21条 各課において、その主管に属さない文書が配付されたときは、直接他の課に転送することなく、その旨を当該文書に付箋して、総務課に返送しなければならない。

(電話による聴取)

第22条 各課において電話又は口頭で受理した事案のうち重要なものは、口頭処理簿(第3号様式)をもつて処理しなければならない。

(経由文書)

第23条 村を経由して他の行政機関等に進達しなければならない文書は、文書経由簿に記載し、経由印による表示をしなければならない。

第5章 文書の処理

(文書の供覧)

第24条 交付を受けた文書のうち閲覧だけにとどめるものは、当該文書の余白に供覧と記載し、上司に供覧しなければならない。この場合において、他の課に関係ある供覧の文書は、当該文書の写しを当該関係課に送付し、又は当該文書の趣旨を口頭で当該関係課に通知するものとする。

2 交付を受けた文書のうち例規となるものについては、当該文書の上部の余白に例規と記載しなければならない。

(起案文書の作成)

第25条 起案文書は、起案用紙(第4号様式)を用いて作成しなければならない。ただし、次の各号に掲げるものの起案については、当該各号に定めるところによることができる。

(1) 定例的に報告するもの

報告簿を用いる。

(2) 簡易な文書及び伝達並びに登記、閲覧にとどめるもの又は成規、定例のあるもの

原書の余白に要旨と決裁年月日を朱書し、又は原書を朱書修正、あるいは複写起案用紙(第5号様式)を用いる。

(3) 簡易な事項の照会のもの

照復用紙(第6号様式)による。

(4) 督促するもの

督促用紙(第7号様式)による。

(5) 簡易な事項の回答で照会文書を保存する必要のないもの又は文書の不備若しくは差出人の不備若しくは差出人の申立によつて返戻するもの並びに訂正を要するもの等

付箋用紙(第8号様式)を用いる。

2 起案文書の作成にあたつては、公用文例によるもののほか、次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 起案文書には、必要により本文の前に起案の要旨を簡明に記述し、関係法規その他参考となる事項又は書類をその末尾に付記し、又は添付すること。

(2) 起案文書には、起案する際、決裁の区分、施行の方法、文書分類記号保存年限等を記載すること。

(3) 起案文書は、左とじとし、こより等でていねいにとじること。

3 前項第1号の規定にかかわらず、同一文例(以下「例文」という。)によつて作成することのできる起案文書は、あらかじめ当該例文について村長の決裁を受け、当該事案が発生した場合には、起案文書に単に伺い及び例文によつて処理する旨だけを記載し、当該例文は記載しないものとする。

(起案文書の訂正)

第26条 起案文書の記載事項を訂正したときは、訂正者は、原則としてその箇所に認め印を押さなければならない。

(起案文書の持ち回り等)

第27条 起案文書で事案が重要なもの、事案が秘密を要するもの又は事案について説明を要するものは、起案者又はその上席の職員が当該起案文書を自ら持ち回つて決裁を受けなければならない。

2 起案文書で至急に施行を要するものは、起案者又はその上席の職員が当該起案文書を自ら持ち回つて決裁を受けなければならない。

3 起案文書の事案を代理決裁又は代理決定した者は、その者の認め印の左上に「代」と記載しなければならない。この場合において、後閲に付すべきものは、さらに「後閲」と記載しなければならない。

(合議)

第28条 起案文書の事案が他課の主務事務に関係のあるものは、主務課長の意思決定を経た後、当該関係課長に合議しなければならない。

2 合議された事案に対して異議のあるときは、口頭をもつて協議するものとする。この場合協議のととのわないときは、主務課長は、その旨を付して上司の決裁を受けなければならない。

3 合議した事案が当初の起案と異なつて決裁されたとき又は廃案になつたときは、主務課長は、合議した課長にその旨を通知しなければならない。

(文書の審査)

第29条 次の各号に掲げる事案に係る起案文書は、主務課長の意思決定を経た後、他の課に関係のあるものは、さらに当該関係課の合議を経て、総務課の審査を受けなければならない。

(1) 条例案、規則案、告示及び訓令案

(2) 議案

(3) 法令及び村法規の解釈に関する事案

(4) 私法上の法律関係の設定及び変更に関する事案で重要又は異例に属するもの

(5) 行政上及び民事上の争訟に関する事案

(6) 指令案

(7) 往復文案で重要又は異例に属するもの

(8) 賞状案、表彰状案及び感謝状案

(秘密文書の表示)

第30条 秘密文書には「極秘」、「秘」又は「部外秘」の文字を朱書で表示しなければならない。

(決裁年月日の記載)

第31条 決裁文書には、決裁した者において決裁年月日を記載するものとする。

(処理中文書の処理促進)

第32条 総務課長は、随時、文書処理簿の記載に係る処理中の文書の処理状況を調査し、処理の促進をはからなければならない。

2 主務課長は、随時その課の主管に係る処理中の文書の処理状況を調査し、処理の促進をはからなければならない。

(処理中の文書の整理)

第33条 主務課長は、処理中の文書をすべて一定の箇所に集め、適宜分類整理しておかなければならない。

第6章 文書の施行

(浄書及び照合)

第34条 決裁文書の浄書は、原則として主務課において行う。ただし、タイプライターによるものは、総務課長の承認を得て、総務課において浄書するものとする。

第35条 決裁文書の浄書は、正確、明瞭に行わなければならない。

2 決裁文書で、浄書した文書(以下「浄書文書」という。)の日付けは、原則として当該文書を施行する日とする。

3 決裁文書を浄書したときは、当該決裁文書の所定欄に照合した者の認め印を押印しなければならない。

4 浄書文書は、当該決算文書と照合のうえ、当該決算文書の所定欄に照合した者の認め印を押印しなければならない。

(主務課における文書の施行手続)

第36条 総務課長は、決裁済みの文書で発送を要するものは、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める処理をして当該決裁文書に浄書文書を添付して総務課に送付しなければならない。ただし、決裁文書が第25条第1項ただし書の規定により処理した帳票である場合は、当該帳票に浄書文書を添付するものとする。

(1) 郵便で施行するもの

当該浄書文書に文書記号等をつけることを要しないよう定められているものを除き、文書記号等並びに日付を記載し、あて先等を記載した封筒に入れ、封をすること。この場合において、親展にするもの、速達にするもの、書留にするもの(以下「親展等によるもの」と総称する。)にあつては、当該封筒に、「親展」、「速達」、「書留」と記載すること。

(2) 小包で施行するもの

荷造りをし、当該包装紙にあて先等及び「小包」(親展等にするものにあつては、さらに「親展」等)を記載すること。

(3) 電報で施行するもの

電報発信紙に電文等を記載すること。

2 前項の総務課への送付は、急施を要する場合を除くほか、次の各号に掲げる時間までに行わなければならない。

土曜日にあつては午前11時、その他の日にあつては午後4時

(総務課における文書の施行手続)

第37条 総務課は、前条の規定により決裁文書等の送付を受けたときは、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める処理をしなければならない。

(1) 郵便及び小包で施行するもの

その日分を取りまとめ、各封筒又は小包に料金後納の印を押し、料金後納郵便物差出票(第9号様式)を添えて郵便局に差し出すこと。この場合において、書留にするものは、さらに書留郵便物受領証(第10号様式)を添付すること。

(2) 電報で施行するもの

ただちに電報発信紙を郵便局に差し出すこと。

(電話による施行)

第38条 決裁文書を電話で施行するときは、村長が定める手続きによるものとし、施行後、主務課において当該決裁文書に施行年月日を記載しなければならない。

(休庁日及び執務時間外における文書の施行)

第39条 休庁日及び執務時間外において決裁文書を施行するときは、当直規程の定めるところによる。

第7章 文書の整理、保存及び廃棄

(文書の保存年限)

第40条 文書の保存年限は、特に定めのあるものを除き、次の5種とし、その区分は別表に定めるものとする。

第1種 永年

第2種 10年

第3種 5年

第4種 3年

第5種 1年

2 文書の保存年限は、当該文書が完結した翌年度から起算する。なお、半期単位で起算することもできる。

(文書分類)

第41条 文書は、系統的に秩序立てて管理するため、別に定める文書分類表にしたがつて分類しなければならない。

(文書分類の追加)

第42条 文書分類の追加は、次の手順によつて行う。

(1) 各担当者は、文書分類登録・変更票(第11号様式)に所定事項を記入のうえ、文書分類の追加を提案する。

(2) 前号の提案については、文書主任会議において決定する。

(3) 追加決定された文書分類は、総務課により文書分類表に書き込みを行い、文書整理時期に総務課長が提示する。

(4) 各課においては、追加された文書分類表に基づき文書目録を作成し、文書の整理を行う。

(文書の整理)

第43条 文書の整理は、村統一のチューブファイルにより行う。

2 ファイルには、次に掲げる事項を記入したタイトル(第12号様式)を貼付する。

(1) 作成年度

(2) 保存年限

(3) ファイル名

(4) 文書分類番号

(5) 課名

3 保存年限を明確にするため、所定の箇所に次の色別表示をする。

(1) 永年保存文書 赤色

(2) 10年保存文書 青色

(3) 5年保存文書 黄色

(4) 3年保存文書 緑色

(5) 1年保存文書 白色

(文書目録)

第44条 ファイルに綴じ込まれている文書の正確な把握に資するため、最初の頁に文書目録(第13号様式)を添付しなければならない。

2 文書目録には、ファイルに新しい文書が綴られるごとに文書名を追加する。

(文書の保管)

第45条 文書の保管は、各課において文書主任のもと行う。

2 保管対象となる文書は、未完結文書、現年度文書、前年度文書及び常用文書の4種とする。

3 保管期間は、原則として1年間とする。

4 常用文書は、前項の保管期間を延長することができる。

(文書の移し替え)

第46条 文書の移し替えは、保管期間の終了した文書のうち、3年、5年及び10年保存の文書を対象に、保存書庫に収納することにより行う。

2 文書の移し替えは、次に掲げる方法により行う。

(1) 担当職員は、保存対象ファイルを洗い出し、当該ファイルの文書目録を2部複写し、文書主任に提出する。

(2) 文書主任は、文書目録と保存対象ファイルの内容の確認を行い、確認印を押すとともに主管課長の確認を受け、文書目録の1部を総務課に提出し、1部を各課の原本として保管する。

(3) 文書主任は、移し替え日を各課の文書主任と協議し決定する。

(4) 各主管課は、保存書庫の指定場所に保存対象ファイルを移し替える。

(5) 総務課は、保存対象ファイルの文書目録と移し替えを確認し、当該ファイルの文書目録に移し替え確認年月日を記入する。

(文書の引き継ぎ)

第47条 文書の引き継ぎは、保管期間の経過した永年保存文書を対象に、各主管課から永年保存書庫に収納し、総務課に移管することにより行う。

2 文書の引き継ぎは、次に掲げる方法により行う。

(1) 担当職員は、保管期間が経過した引き継ぎの必要のある永年保存対象ファイルを洗い出し、永年保存対象文書を取り出し、文書目録に記録し、2部複写して文書主任に提出する。

(2) 文書主任は、文書目録と保存対象ファイルの内容を確認し、確認印を押すとともに、主管課長の確認を受け、文書目録の1部を総務課へ提出し、1部を各課の控えとして保管する。

(3) 総務課は、提出のあつた保存対象ファイルの文書目録を確認し、引き継ぎ日を各主管課の文書主任と協議し、決定通知する。

(4) 各主管課は、総務課立ち会いのもと、保存書庫の指定場所に保存対象文書を移し、引き継ぐ。

(5) 総務課は、保存対象文書の引き継ぎを確認し、当該ファイルの文書目録に引き継ぎ確認年月日を記入する。

(文書の保存)

第48条 文書の保存は、それぞれの文書の保存年限にしたがつて、保存期間が満了するまで保存することにより行う。

2 保存文書を利用する場合は、文書貸出カード(第14号様式)に所要事項を記入のうえ、行うものとする。

3 永年保存文書を庁外に持ち出す場合は、別に総務課長の承認を受けなければならない。

(文書の廃棄)

第49条 文書の廃棄は、毎年6月末までに、次に掲げる方法により行うものとする。

(1) 担当職員は、廃棄対象ファイルを洗い出し、当該文書目録を2部複写し、文書主任に提出する。

(2) 文書主任は、文書目録と廃棄対象ファイルの内容の確認を行い、確認印を押すとともに、主管課長の確認を受け、文書目録の1部を総務課に提出し、1部を各課の原本とし保管する。

(3) 文書主任は、廃棄実施日を総務課と協議し決定する。

(4) 各主管課は、総務課立ち会いのもと、廃棄作業を実施し、主管課長は廃棄文書を確認し、廃棄対象ファイルの文書目録に廃棄年月日を記入する。

(5) 総務課は、廃棄文書を確認し、廃棄対象ファイルの文書目録に廃棄年月日を記入する。

2 前項第2号において、保存期間の延長が必要なファイルが生じた場合は、再度保存時の手続を行う。

附 則

(施行期日)

1 この規程は、公布の日から施行する。

(経過措置)

2 この規定の施行前に作成された帳票でこの規程施行の際、現に在庫しているものについては、この規定による様式により作成された帳票とみなし、当分の間、必要に応じて補正して引き続き使用することができる。

附 則(平成19年3月9日規程第3号)

この規程は、平成19年4月1日から施行する。

様式

第1号様式(第16条関係) 特殊文書物品配付簿

第2号様式(第17条関係) 受領印

第3号様式(第17条の2・第22条関係) 文書処理簿、口頭処理簿

第4号様式(第25条関係) 起案用紙

第5号様式(第25条関係) 複写起案用紙

第6号様式(第25条関係) 照復用紙

第7号様式(第25条関係) 督促用紙

第8号様式(第25条関係) 付箋用紙

第9号様式(第37条関係) 料金後納郵便物差出票

第10号様式(第37条関係) 書留郵便物受領証

第11号様式(第42条関係) 文書分類登録・変更票

第12号様式(第43条関係) タイトル

第13号様式(第44条関係) 文書目録

第14号様式(第48条関係) 文書貸出カード

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音威子府村文書事務取扱規程

平成14年2月14日 規程第1号

(平成19年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成14年2月14日 規程第1号
平成19年3月9日 規程第3号